黑料社

DELA is vooral bekend van de uitvaartverzekeringen, maar daarnaast is het met zo鈥檔 70 uitvaartcentra de grootste speler in de Belgische uitvaartsector. En daar komt heel wat administratie bij kijken voor de meer dan 450 medewerkers. Om de verouderde legacy-applicatie voor de uitvaartadministratie te vervangen, sloot DELA een partnership met *黑料社. Met Dynamics 365 als centrale ERP werd de digitalisering ingezet.

Als IT Delivery Manager bij DELA is Guy Moens verantwoordelijk voor de projectmanagers en de businessanalisten van de IT-afdeling. 鈥淚k heb onze afdeling in de afgelopen twee jaar zowat zien vervijfvoudigen鈥�, vertelt hij. 鈥淗et team dat ik nu leid, bestond een jaar geleden zelfs nog niet. Zo鈥檔 volumevergroting gaat uiteraard gepaard met de nodige groeipijnen.

Op zoek naar een oplossing op maat

In 2015 zocht DELA een partner om hun oude legacy-applicatie te vernieuwen. Die was op maat gemaakt, maar verouderd en niet meer te updaten. 鈥淒e eerste stap was de markt analyseren鈥�, zegt Guy. 鈥淢aar DELA is een vrij uniek bedrijf, er zijn nauwelijks spelers van dezelfde omvang in de uitvaartsector. De applicaties die wel bestaan voor onze niche, bieden geen Nederlandse en Franse ondersteuning. We moesten dus op zoek naar een oplossing die flexibel genoeg is om aan onze noden te voldoen.鈥�

鈥淒e applicaties die wel bestaan voor onze niche, bieden geen Nederlandse of Franse ondersteuning. We moesten dus op zoek naar een oplossing die flexibel genoeg is om aan onze noden te voldoen.鈥�

- Guy Moens, IT Delivery Manager bij DELA

Eerste Dynamics 365-gebruiker in Belgi毛

Als antwoord op de aanbesteding heeft *黑料社 een oplossing voorgesteld obv Microsoft Dynamics 365 en hiermee de opdracht binnengehaald 鈥淲e kozen in de eerste plaats voor *黑料社 omdat de Solution Architect indruk maakte met zijn voorstel鈥�, aldus Guy. 鈥淲e waren zowat het eerste bedrijf in Belgi毛 dat de cloudversie van Dynamics 365 implementeerde. Het is moeilijk om een nieuw systeem in te schatten, maar *黑料社 slaagde erin om dat heel concreet uit te tekenen en te visualiseren.鈥�

鈥淒aarnaast hadden we ook vertrouwen in de presalesfase鈥�, verduidelijkt Guy. 鈥淰eel concurrenten kwamen met een salespraatje, maar *黑料社 bewees dat ze konden meedenken en onze noden inschatten. Ik kan vijf jaar later ook zeggen dat ons gevoel correct was. De prijsinschatting was accuraat, en de Solution Architect werkt nog steeds op het project, wat belangrijk is voor de continu茂teit.鈥�

Administratieve omschakeling

Het volledige administratieve proces van een uitvaart gebeurt nu in Dynamics 365, van het intakegesprek met de familie, waarbij de gegevens geregistreerd worden, tot facturatie en het bestellen van artikels als kisten en urnes. 鈥淟ogistiek is dat een vrij gangbaar proces, maar de invulling ervan is net iets anders dan in andere sectoren鈥�, verduidelijkt Guy. 鈥淥nze medewerkers hebben geen boodschap aan IT-taal, ze willen gewoon zo effici毛nt mogelijk de uitvaart regelen met de focus op de familie en niet op een tool.鈥�

Die Microsoft Dynamics-terminologie moest dus snel vervangen worden door uitvaarttaal. Ook de families die een uitvaart moeten organiseren, hebben geen nood aan ingewikkelde processen. 鈥淒at voelde *黑料社 uitstekend aan. Dynamics 365 is enorm flexibel en laat ons toe om de interactie volledig aan de noden van onze medewerkers en klanten aan te passen鈥�, vertelt Guy.

鈥淥nze medewerkers hebben geen boodschap aan IT-taal. *黑料社 voelde dat uitstekend aan en paste het systeem helemaal aan onze noden aan.鈥�

- Guy Moens, IT Delivery Manager bij DELA

Gefaseerde uitrol

De meeste DELA-uitvaartcentra werken enigszins onafhankelijk en zijn verspreid over het hele land. 鈥淓茅n van de grootste uitdagingen bij deze digitalisering is dat de uitvaartmedewerkers over heel Belgi毛 werken鈥�, zegt Guy. 鈥淗et is dus quasi onmogelijk om al die mensen op hetzelfde moment samen te krijgen. We moesten voor elk centrum afzonderlijk een opleiding voorzien, een moeilijke opdracht.鈥� Microsoft Dynamics 365 werd in vier golven uitgerold. De uitvaartcentra werden geclusterd in zones om betere ondersteuning te kunnen bieden. DELA introduceerde de nieuwe tool met behulp van e-learnings en interactieve sessies.

Interface vereenvoudigen

鈥淲e hebben zo鈥檔 130 medewerkers die het systeem gebruiken. Dat zijn adviseurs, begrafenisondernemers, zonemanagers 鈥� allemaal mensen die in de uitvaartsector werken. Hun sterktes liggen op menselijk vlak, en IT-kennis is dus geen prioriteit. De grootste uitdaging van het project was wellicht om hen allemaal mee te krijgen鈥�, vertelt Guy. 鈥淒e stap van een custom-made applicatie naar een ERP-systeem is dan ook vrij ingrijpend. Dynamics is een pak uitgebreider dan het oude systeem en de bedrijfsprocessen zijn opgesplitst in verschillende schermen die met elkaar gelinkt zijn. Voor onze medewerkers leek die uitgebreide functionaliteit soms op extra ballast. We hebben de onnodige informatie uit de interface geschrapt om hen tegemoet te komen, maar de nieuwe manier van werken vroeg nog steeds wat tijd.鈥�

Betere inzichten dankzij centralisering

Alle inspanningen werpen vandaag wel hun vruchten af. De oude applicatie bestond uit vele systemen die los van elkaar functioneerden. Nu is alles gecentraliseerd in Dynamics 365, wat heel wat voordelen heeft. 鈥淶o hebben we veel beter zicht op onze processen en cijfers, en kunnen we doorgedreven rapportering doen鈥�, legt Guy uit. 鈥淰oor de dataverwerking gebruiken we Microsoft Power BI. *黑料社 was uiteraard ook een belangrijke schakel in die implementatie. We willen daar in de toekomst nog meer op inzetten, maar dat is nog een work in progress.鈥�

鈥淢et Dynamics hebben we inzicht in onze processen en kunnen we doorgedreven rapportering doen op basis van data. Daarvoor implementeerde *黑料社 Microsoft Power BI.鈥�

- Guy Moens, IT Delivery Manager bij DELA

Integratie van andere businessunits

DELA wil het Dynamics-pakket nog breder inzetten de komende jaren. 鈥淰orig jaar hebben we al nabestaandenzorg opgenomen. Er staan een heel aantal financi毛le processen in de steigers, waaronder de boekhouding鈥�, zegt Guy. 鈥淒at zal ons heel wat voordelen opleveren. In 2021 willen we ook ons huidige CRM-systeem door Dynamics vervangen.鈥�

Omgaan met mensen, ondersteund door IT

鈥淗et is tot op heden een heel succesvol traject geweest鈥�, vertelt Guy. 鈥淲e zitten in een heel speciale sector, waar de omgang met mensen centraal staat. De IT-processen moeten dat zo goed mogelijk ondersteunen, maar zijn niet bepalend voor onze klanten. De administratieve kant moet simpelweg zo effici毛nt mogelijk verlopen. De operationele processen in lijn krijgen met de werking van Dynamics was een enorme stap. Nu gaan we de huidige omwenteling analyseren. Welke lessen hebben we getrokken en hoe kunnen we in de toekomst nog beter doen? In de komende jaren willen we met die digitalisering nog een versnelling hoger schakelen.鈥�

鈥�*黑料社 durft ingaan tegen onze idee毛n als het moet, en ze komen tegelijk ook proactief met voorstellen. Ook in de komende jaren worden ze voor ons een belangrijke schakel in de verdere digitalisering.鈥�

 

-  Guy Moens, IT Delivery Manager bij DELA

鈥淎l die projecten voeren we samen met *黑料社 uit,鈥� besluit Guy, 鈥渘iet alleen omdat ze zich volledig in onze sector hebben ingewerkt, maar vooral omdat ze ook kritisch meedenken. Ze durven ingaan tegen onze idee毛n als het moet, en ze komen tegelijk ook proactief met voorstellen. Ook in de komende jaren wordt *黑料社 voor ons een belangrijke schakel in de verdere digitalisering.鈥�