鈥濪ie effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu 眉bermitteln ist im Gespr盲ch von Angesicht zu Angesicht.鈥� So zumindest es ist unter den zw枚lf Prinzipien des Agilen Manifest beschrieben. Aufgrund der durch die aktuelle Situation bedingten Verlagerung der Teams ins Home Office m眉ssen auch wir als Scrum Master und Agile Coaches unsere Moderationsmethoden anpassen. Die Prinzipien dahinter gelten nat眉rlich genauso f眉r eine Veranstaltung vor Ort, gewinnen jedoch durch die indirekte Kommunikation noch mehr an Bedeutung. Das Zeichnen von Flipcharts und Visualisieren der Meetings mit Klebezetteln und anschlie脽endem Fotoprotokoll ist aktuell nicht machbar. Daher verbringen wir mehr Zeit mit der Planung von Meetings, bereiten Seiten in Confluence oder anderen Tools vor, zeichnen Bilder und stellen sie digitalisiert online und halten am Ende alles digital nach. Ich habe f眉r mich selbst die Moderation in drei unterschiedliche Phasen unterteilt, die mir helfen, gut vorbereitet in ein Meeting zu gehen, es erfolgreich durchzuf眉hren und durch Reflexion schrittweise zu verbessern.
Zun盲chst versende ich die Einladung, die ich je nach eingesetztem Tool gleich mit einem Link f眉r die Teilnahme am Onlinemeeting versehe. Ein Tipp: keine vollen Uhrzeiten verwenden. Das erleichtert den Teilnehmern den Wechsel zwischen vor- und nachgelagerten Meetings. Zum Beispiel k枚nnte der Workshop um 14:05 Uhr starten und um 15:25 Uhr enden. Dadurch hat jeder Zeit, sich gedanklich auf die n盲chste Besprechung einzustimmen, noch einen Kaffee zu holen, und alle haben die M枚glichkeit, p眉nktlich zu erscheinen. Falls es sich nicht um Regeltermine wie ein Planning oder eine Retrospektive handelt, f眉ge ich der Einladung immer eine Agenda hinzu, damit sich alle Teilnehmer auf den Termin vorbereiten k枚nnen. Da Onlinemeetings uns geistig mehr anstrengen und die Konzentration fordern als wenn wir vor Ort zusammen in einem Raum sitzen, ist es umso wichtiger, ein gemeinsames Ziel zu definieren und darauf hinzuarbeiten. Es deshalb sinnvoll, im Vorfeld die Zielsetzung des Termins in einem pr盲gnanten Satz zu formulieren und mit der Einladung zu versenden. Das hilft allen Beteiligten, sich im Termin zu fokussieren und auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Die meiste Zeit vor einem Termin ben枚tige ich, um die grundlegende Struktur in dem Kollaborationstool, z. B. Confluence, festzuhalten. Ich schreibe sichtbar f眉r alle unsere Meetingregeln zusammen und bereite das Ger眉st f眉r die sp盲tere Visualisierung vor. Das k枚nnen leere Tabellen sein oder gezeichnete Bilder, die man je nach verwendetem Tool mit virtuellen Klebezetteln versehen kann. Auch einzelne Bereiche f眉r eine sp盲tere Interaktion der Teilnehmer oder Break-Out-Sessions plane ich ein, um w盲hrend des Meetings Zeit zu sparen.
Die Vorbereitung ist erledigt, das Meeting r眉ckt n盲her. Jetzt hei脽t es tief durchatmen, ich stehe vorher noch einmal von meinem Schreibtisch auf, lockere mich f眉r die kommenden 60 bis 90 Minuten Moderation und laufe ein paar Schritte auf und ab. F眉r den trockenen Mund steht ein Glas mit Wasser bereit. Ca. f眉nf Minuten vor Beginn w盲hle ich mich in die Videokonferenz ein. Den Termin beginne ich p眉nktlich mit einer Begr眉脽ung und dann geht es direkt los.
Der Start ist immer gleich: wir gehen gemeinsam unsere Meetingregeln durch und bei einem kurzem Opener steigt jeder Teilnehmer aktiv in das Meeting mit ein. Wie bei Offlinemeetings auch, hilft der Opener dabei, ein gutes Gespr盲chsklima zu schaffen. Da das Malen von Gesichtern auf eine Mandarine in einer Videokonferenz schwieriger ist, sollte man sich auf weniger umfangreiche Opener beschr盲nken. Das k枚nnen Klassiker, wie das letzte Mittagessen oder ein einfaches Stimmungsbild, sein.
W盲hrend des Meetings achte ich darauf, dass nicht alle durcheinanderreden. Am besten funktioniert das bei uns, wenn Teilnehmer sich mit einer Wortmeldung durch ein 鈥�+鈥� im Chat bemerkbar machen, 盲hnlich wie eine Wortmeldung fr眉her in der Schule. Es entsteht kein Durcheinander und jeder kommt zu Wort. Wichtige Punkte werden von mir auf unserer Confluence-Seite festgehalten, um sp盲ter nochmals einen Blick auf den Inhalt des Termins werfen zu k枚nnen. Und damit die Konzentration immer auf einem hohen Niveau bleibt, pausieren wir unsere Meetings ca. alle 45 Minuten 鈥� gerne mit einem gemeinsamen Stretching vor der Kamera. Das klingt nicht nur lustig, sondern ist es auch und macht eine Menge Spa脽. Das Meeting beende ich in der Regel mit einer Feedbackrunde und frage die Teilnehmer, was diesmal gut funktioniert hat und was wir f眉r das n盲chste Mal verbessern k枚nnen.
Nach dem Meeting nehme ich mir etwas Zeit, um das Protokoll noch einmal durchzugehen, fehlende Punkte zu verbessern und eventuelle Fehler zu beseitigen. Das Feedback der Teilnehmer nutze ich f眉r meine pers枚nliche Reflexion und mache mir Notizen f眉r die n盲chste Videokonferenz. Somit kann ich unsere Remote Sessions und auch meine eigene Moderation nach und nach verbessern.
Wenn ich ehrlich zu mir selbst bin, hatte ich am Anfang gro脽e Zweifel, dass es wirklich funktioniert, alle unsere Meetings remote durchzuf眉hren. Jetzt bin ich jedes Mal erstaunt, wie gut es klappt. Es stimmt, wir mussten alle erst lernen, dass wir uns nicht vor Ort treffen und f眉r die n盲chsten Wochen und Monate nur Videotools benutzen k枚nnen. Aber wir sind agil, wir passen uns den Umst盲nden an, lernen aus unseren Fehlern und werden von Mal zu Mal besser.